Einrichtung eines Hinweisgebersystem (interne Meldestelle)

Die ZeitNah GmbH Personaldienste legt sehr großen Wert auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Verhaltensrichtlinien. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, ist es wichtig, von möglichem Fehlverhalten unserer Mitarbeiterschaft zu erfahren. Denn Hinweise können sehr wertvoll sein, indem sie dazu beitragen, Rechtsverstöße aufzudecken bzw. zu verhindern. Aus diesem Grund haben wir nach den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes eine interne Meldestelle für unser Unternehmen eingerichtet, die ab eingehende Hinweise unabhängig und vertraulich bearbeiten wird. Dadurch wird der größtmögliche Schutz für alle Beteiligten, die an der Aufklärung des gemeldeten Fehlverhaltens mitwirken, gewährleistet.

Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG)

Ziel ist der Schutz von Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße von Kolleginnen und Kollegen oder Führungskräften erlangt haben und diese melden. Das HinSchG verbietet jegliche Repressalien gegenüber hinweisgebenden Personen und verpflichtet Unternehmen, sichere interne Meldestellen für die Meldung von Missständen einzurichten. Neben internen Meldestellen gibt es auch externe Meldestellen, die vom Bund oder den Ländern betrieben werden. Auch diese stehen grundsätzlich allen Hinweisgebern offen.

https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Die ZeitNah GmbH Personaldienste ermutigt alle innerhalb und außerhalb des Unternehmens, die Regelverstöße im Zusammenhang mit unserem Unternehmen beobachten oder aus konkretem Anlass vermuten, sich ohne Angst vor Repressalien an unsere interne Meldestelle zu wenden und den Hinweis zu melden.

Die Identität der Hinweisgebenden und der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, sowie sonstiger in der Meldung genannten Personen, werden vertraulich behandelt und sind ausschließlich für unseren Beauftragten der internen Meldestelle (Vertrauensanwalt/Ombudsmann Werner Stolz) ersichtlich. Ein Schutz für hinweisgebende Personen besteht allerdings nicht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Weitergabe unrichtiger Informationen handelt. In solchen Fällen ist die böswillige hinweisgebende Person ggf. sogar zum Ersatz des Schadens verpflichtet.

Welche Verstöße können gemeldet werden?

Nicht jede Meldung einer Verletzung von Rechtsvorschriften ist vom HinSchG umfasst. Eine Aufzählung aller erfassten Verstöße finden Sie in § 2 Hinweisgeberschutzgesetz, u.a. sind dies:

  • Strafbare Verstöße
  • Verstöße, für die ein Bußgeld zu zahlen ist, soweit die vorletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten dient
  • Sonstige Verstöße gegen EU-Rechtsvorschriften mit Bestimmungen:
  • zur Produktsicherheit
  • zur sicheren Beförderung gefährlicher Güter
  • zum Umweltschutz, Verbraucherschutz, Datenschutz, Vergaberecht, Wettbewerbsrecht

Den vollständigen Gesetzestext des Hinweisgeberschutzgesetzes finden Sie hier:
https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/

 

Welche Personen können Hinweisgebende sein und die interne Meldestelle nutzen?

Erforderlich ist, dass Hinweisgebende die Informationen über einen Verstoß in Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit erlangt haben. Damit können Hinweisgebende sein:

  • Mitarbeitende, Zeitarbeitskräfte, ehemalige Mitarbeitende, Bewerberinnen und Bewerber, Organe, usw.
  • Auftraggebende, Auftragnehmende, Geschäftspartnerinnen und -partner, Mitbewerber, Dienstleister, Lieferanten usw.

Wie können Hinweisgebende melden?

Die Meldung von oben genannten Verstößen kann über diese eingerichtete Plattform leicht und problemlos eingegeben werden:

  • Per Online Plattform: https://zeitnah.integrityline.app
  • Per E-Mail an: stolz@vertrauensanwalt-hinweisgeberstelle.de
  • Per Post an:
    ZeitNah GmbH Personaldienste
    Vertraulich
    Rechtsanwalt
    Werner Stolz (Ombudsmann)
    Alois-Lödige-Str. 1
    33100 Paderborn
  • Per Telefon unter: 0049 171 3141714

Auf Wunsch kann auch ein persönlicher Termin erfolgen, dazu muss jedoch zunächst eine Kontaktaufnahme über einen der aufgezeigten Wege stattfinden.

Wir ermutigen alle Hinweisgebenden die von der ZeitNah GmbH Personaldienste bereit gestellte Meldestelle zu nutzen. Sie kann auch anonym genutzt werden und es sind keinerlei Repressalien damit verbunden. Sollte zur Abgabe eines Hinweises eine externe Meldestelle bevorzugt werden, verweisen wir erneut auf die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz.

Prozessablauf der internen Meldestelle

Nach der Hinweisabgabe erhalten Hinweisgebende innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung. Der Hinweis wird gründlich geprüft. Sofern weitere Informationen benötigt werden, nimmt unser Vertrauensanwalt Werner Stolz Kontakt mit den Hinweisgebenden auf.

Nur wenn diese erste Bewertung einen Verdacht auf einen Verstoß ergibt, wird eine Untersuchung eingeleitet. Anschließend werden die Ergebnisse der Untersuchung ausgewertet und geeignete Maßnahmen getroffen.

Innerhalb von spätestens 3 Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung werden die Hinweisgebenden über das Prüfergebnis, geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese informiert.

Mit Ihren Hinweisen helfen Sie uns, schwere Nachteile für die ZeitNah GmbH Personaldienste, unsere Mitarbeitenden sowie unsere Geschäftspartner abzuwenden.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Die Aufgaben und Kontaktdaten unseres Vertrauensanwalts Werner Stolz können Sie der beigefügten pdf-Datei entnehmen.